Durch die Whistleblower-Richtlinie kommen neue Verpflichtungen auch auf österreichische Händler zu, die teilweise noch in diesem Jahr umzusetzen sind. Bei den Maßnahmen geht es v.a. um die Einrichtung von Meldesystemen und um einen wirksamen Schutz von Hinweisgebern, womit wichtige Elemente einer neuen betrieblichen Compliance-Kultur geschaffen werden. Was sich für österr. Händler ändern könnte, wird im vorliegenden LEGAL UPDATE erläutert.
Mitarbeiter werden geschult, dass Betriebsgeheimnisse gewahrt werden müssen und eine Treuepflicht gegenüber dem Unternehmen besteht. Doch was ist, wenn Rechtsverstöße oder ein illegales Fehlverhalten eines Kollegen oder gar der vorgesetzten Abteilungsleiterin passieren? Soll man den Verstoß melden? Oder doch besser nicht die nächste Gehaltserhöhung bzw. vielleicht sogar die eigene Arbeitsstelle dadurch riskieren? Wohin würde man sich in Ihrem Unternehmen wenden und würde ein Mitarbeiter für seine guten Absichten und den Mut belohnt werden?
Fakt ist, dass in den meisten Unternehmen bislang kaum etablierte Meldesysteme für Compliance-Verstöße bestehen und Hinweisgeber kaum vor Repressalien geschützt werden. Mit Hinweisgebern bzw. sogenannten “Whistleblowern” wird noch immer häufig Denunziantentum assoziiert, und es werden ihnen niedere Motive unterstellt. Dies trotz der Tatsache, dass die EU den finanziellen Schaden aufgrund des fehlenden Schutzes von derartigen Informanten alleine im öffentlichen Auftragswesen EU-weit auf rund 6 bis 10 Milliarden Euro pro Jahr schätzt. Einige prominente Fälle, wie eben jener von Edward Snowden, in denen Rechtsverstöße der unterschiedlichsten Art von Whistleblowern aufgedeckt wurden, zeigen dabei Handlungsbedarf.
Also zurück zur Ausgangsfrage: Was hat der Handel mit Edward Snowden und anderen Whistleblowern zu tun? Die Antwort ist, dass die EU bereits am 16. April 2019 die Richtlinie 2019/1937/EU zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (kurz: “Whistleblowing-RL”), verabschiedet hat. Wichtige Übergangsfristen kommen dabei näher. Bei Unternehmen des privaten Sektors mit 250 und mehr Mitarbeitern oder bei im Finanzdienstleistungsbereich tätigen Unternehmen (unabhängig von ihrer Mitarbeiteranzahl) haben die Mitgliedstaaten noch bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Danach sind diese Unternehmen – darunter auch viele Händler – dazu verpflichtet, über interne Meldekanäle für die Meldung bestimmter Verstöße zu verfügen. Händler sollten sich aus diesem Grund bereits frühzeitig mit den Auswirkungen der Whistleblowing-RL auf ihr Unternehmen beschäftigen.
Der Anwendungsbereich der Whistleblowing-RL ist ausgesprochen weit und umfasst alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, wobei Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern noch bis 17. Dezember 2023 Zeit zur Einführung der erforderlichen Meldesysteme eingeräumt wird. Doch auch sie werden letztlich interne Kanäle für die Meldung von Rechtsverstößen einzurichten haben.
Dabei müssen einige Anforderungen beachtet werden: Es ist Vertraulichkeit über die Identität von Hinweisgebern zu wahren, die Mitarbeiter sind umfassend über die vorhandenen Meldeverfahren zu informieren und eine Meldung muss in der Folge dann nach einem festgelegten Verfahren bearbeitet werden. Hinweise über Rechtsverstöße können beispielsweise über das Intranet, das Internet oder mündlich per Telefon-Hotline erfolgen. Händler sollten sich überlegen, welche Art von Meldekanälen am besten zu ihrem Unternehmen passt.
Unter den umfassenden Schutz der Whistleblowing-RL fallen Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Die EU hat sich bewusst dazu entschieden, zum Beispiel auch Lieferanten bei Meldungen von Verstößen vom Schutz der Richtlinie zu erfassen, da diese etwa in Bezug auf die Produktsicherheit oftmals näher dran an Informationsquellen zu möglichen unlauteren und illegalen Herstellungs-, Einfuhr- oder Vertriebspraktiken sind, und folglich gut auf Verstöße aufmerksam machen können.
Unternehmen sind dazu angehalten, funktionierende interne Meldekanäle zu etablieren. Mit diesen sollen sie die Mitarbeiter dazu ermutigen, Verstöße innerhalb des Unternehmens zu melden, bevor sie sich damit an eine Behörde wenden. Dies würde Unternehmen letztlich auch dabei helfen, Reputations- und Haftungsrisiken effektiv vorzubeugen. Nur wenn das Unternehmen einem Hinweis nicht nachgeht, kann sich der Hinweisgeber in bestimmten Fällen auch sanktionsfrei direkt an die Öffentlichkeit wenden. Ein wirksamer Schutz von Hinweisgebern wird daher auch im Handel zu einem wichtigen Bestandteil einer betrieblichen Compliance-Kultur werden.
Aufgrund der begrenzten Gesetzgebungskompetenz der EU sind vom Whistleblower-Schutz bisher nur Meldungen von Verstößen gegen EU-Recht erfasst. Es zeigt sich jedoch die Tendenz, dass viele Mitgliedstaaten den Kreis des Schutzes auf Meldungen über alle möglichen Rechtsverstöße ausweiten. Ein österreichischer Gesetzesentwurf liegt derzeit noch nicht vor.
Melden Mitarbeiter oder etwa Lieferanten einen Verstoß, so werden sie im Anschluss umfassend vor Repressalien geschützt. Dieser Schutz gilt etwa bei Suspendierungen, Kündigungen oder Mobbing sowie bei anderen Formen von Benachteiligung und Diskriminierung. Die Intention dahinter ist klar: Es soll sich kein Hinweisgeber im Zuge seines Tätigwerdens Sorgen machen müssen, falls seine Identität nachträglich bekannt werden könnte.
Das Benachteiligungsverbot von Hinweisgebern wird durch eine Beweislastumkehr flankiert. Es obliegt den Unternehmen im Falle von Gerichtsverfahren zu beweisen, dass eine für einen Hinweisgeber benachteiligende Maßnahme in keinem Zusammenhang mit dessen vorheriger Meldung steht. Unternehmen sind daher in einem engeren zeitlichen Zusammenhang mit einer Meldung jedenfalls dazu angehalten, dass Maßnahmen zu keiner individuellen Benachteiligung eines Hinweisgebers führen sollten. Sie müssten sich dann freibeweisen, dass kein Zusammenhang zwischen der Meldung des Hinweisgebers und der Sanktion besteht.
Unabhängig davon, wie detailliert die Whistleblowing-RL in Österreich umgesetzt werden wird, sollten Unternehmen mit der Planung ihres Whistleblowing-Meldesystems möglichst frühzeitig beginnen. Die Einrichtung eines unternehmensinternen Meldesystems und die Schulung der Mitarbeiter kann einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für Unternehmen bedeuten.
